Hotline
בחרו מועד. נהלו את השבוע. ספרו את השעות.
צוותים אזרחיים וצוותים הפועלים למען הציבור שומרים ביומנים שלהם דברים רגישים. לא אמורים למסור את כל היומן רק כדי לקבוע פגישה — אז עם Hotline אתם בוחרים ביד כמה מועדים, משתפים קישור אחד, והצד השני מקיש על אחד מהם. בלי חשבון בשבילם, בלי לחשוף את היומן שלכם, בלי שבוע של הלוך ושוב.
זו הייתה נקודת הפתיחה. מה שצמח סביבה הוא היומן שהצוותים האלה מנהלים ממנו את שאר השבוע — ועבור הארגונים שביניהם, גם סידור העבודה: משמרות, כיסוי, שעות ועלות, באותו מוצר שקובע את הפגישות.
מה מייחד אותו
- כל היומן שלכם נשאר פרטי. המארח מציע רשימה קצרה של מועדים במקום לפרסם זמינות מלאה. עבור צוותים שהיומנים שלהם הם רשומה ציבורית — או חומר למחקר יריבים — זו כל הנקודה.
- עובד עם היומן שכבר יש לכם. Google, Outlook, Apple iCloud או כל דבר שמפרסם פיד ICS. Hotline מתחבר לכל אחד מהם ישירות ומסמן בכל בלוק תפוס מאיפה הוא הגיע.
- קישור אחד, הקשה אחת, בלי חשבון. הצד השני בוחר מועד מהטלפון שלו, באזור הזמן שלו. כל קישור הוא חד-פעמי ונבדק מחדש ברגע ההזמנה, כך שמשבצת לא יכולה להיתפס פעמיים.
- מתומחר לפי ארגון, לא לפי משתמש. אדם אחד חינם, בלי שום מדידה. מעבר לכך החיוב הוא לפי ארגון עם מספר משתמשים בלתי מוגבל — לחייב לפי ראש זו דרך מוזרה לחייב צוות שמתבסס על מתנדבים, עמיתים ואנשים שקובעים פגישה פעמיים בשנה.
כשהיומן אינו רק שלכם
קמפיינים, קבוצות עזרה הדדית ועמותות קטנות לא רק קובעים פגישות — הם מנהלים סידור עבודה. Hotline עושה זאת באותו מקום, כך שלוח המשמרות אינו כלי שני עם התחברות שנייה ועותק שני של השם של כולם.
- בנו את השבוע כטיוטה. משמרות נשארות בלתי נראות עד שאתם מפרסמים אותן, כך שאפשר לתכנן את החודש הבא בנוכחות אנשים בלי שינחת חצי-מוכן על היומן של מישהו.
- האנשים שאתם משבצים לא צריכים חשבון. הוסיפו שם. הוסיפו דוא״ל מאוחר יותר, אם הם רוצים את המשמרות שלהם ביומן שלהם. ייבאו רשימה מגיליון אלקטרוני וייצאו אחת בחזרה.
- קראו את הכיסוי במקום לספור אותו. מי במשמרת, ובאילו ימים אין אף אחד — כתצוגה של השבוע ולא כספירה שאתם מרכיבים ביד.
- שעות ועלות, ישירות מהמשמרות. זמן העבודה נבדק ומאושר לפני שהוא נספר ככסף, ואז יוצא לפי שבוע או לפי חודש כחשבונית להדפסה. מנהלים רואים את העלות; כל השאר רואים את השעות של עצמם.
למה בנינו את זה
היומנים של צוותים אזרחיים וצוותים הפועלים למען הציבור רגישים — יש בהם פגישות, תוכניות ואנשים שאינם עניינו של אף אחד אחר. רוב כלי התזמון עונים על ״מתי אתם פנויים?״ בפרסום התשובה, וזו בדיוק ברירת המחדל הלא נכונה לעבודה מהסוג הזה.
אז בנינו את ההפך, ואז המשכנו הלאה. הצוותים שמשתמשים בו לא רצו קישור להזמנה מוברג לצד השבוע שלהם — הם רצו את השבוע עצמו: הפגישות, המשמרות והשעות שהמשמרות האלה מצטברות אליהן, בלי לשלם לפי אדם על הזכות.